Harmonogram Zadań

Harmonogram Zadań to funkcjonalność dzięki której możemy zautomatyzować zadania, które do tej pory były wykonywane przez użytkownika. Akcje mogą być inicjowane o określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia.

Harmonogram Zadań można traktować jako automatycznego operatora, który loguje się do bazy danych i wykonuje zadane operacje w określonym czasie. Od strony technicznej jest to osobna aplikacja, która łącząc się z bazą danych realizuje zaplanowane operacje.

Rysunek 1. Schemat działania Harmonogramu Zadań

Wymagania licencyjne

od 1 czerwca 2022 - funkcjonalność udostępniona na licencji dodatku WebAPI
od wersji 2310.0.0 - funkcjonalność dostępna na licencji dodatek WebAPI lub na licencji Platynowy Workflow (minimum 1 licencja zakupiona)
Harmonogram zadań współpracuje z dowolnym modułem w dowolnym kolorze

Harmonogram Zadań sprawdza cyklicznie czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania (zapis w tabeli ScheduleItem). Wskazuje on jakie zadanie oraz według jakiej strategii ma być wywoływane. Kluczowe pojęcia dla Harmonogramu Zadań:

Wyzwalacz – powoduje uruchomienie zadania.
Akcja – jest pracą wykonywaną po uruchomieniu zadania.

Lista przykładowych zastosowań dodatku Harmonogram Zadań wraz z rodzajami modułów potrzebnych do realizacji procesu:

Automatyczna aktualizacja kursów walut uaktualnienie kursów walut zgodnie z kursami NBP. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Wysyłka do dłużników powiadomień o niezapłaconych fakturach (licencje: Faktury) - Harmonogram Zadań sprawdza, którym z niezapłaconych faktur minął termin płatności. Po odnalezieniu takiej wysyła automatycznie powiadomienie w formie emaila do dłużnika.
Importowanie zapisów z RCP(licencje: Kadry, dodatek Import/Export RCP) - pobieranie plików z wejściami oraz wyjściami z czytnika czasu pracy. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Pobieranie danych z systemów zewnętrznych (licencje: odpowiedni moduł, dodatek Integrator) - pobieranie danych z innego systemu do enova365. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Pobieranie maili (licencje: Poczta/CRM) - automatyczne pobieranie maili do skrzynki pocztowej. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Pobieranie wydarzeń Google - automatyczne pobieranie wydarzeń z kalendarza w koncie Google. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Zadania do wykonania - automatycznie generuje i wysyła wiadomości e-mail do pracowników, na których oczekują zadania do wykonania w Pulpicie pracownika/kierownika, np. rozpatrzenie wniosków urlopowych pracowników. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Generowanie raportów np. na koniec miesiąca (licencje: Inny moduł - w zależności od tego, czego dotyczą raporty) - automatyczne generowanie raportów miesięcznych (np. pierwszego/ostatniego dnia miesiąca), które uwzględniają wskazane dane.
Planowanie zadań do wykonania (licencje: CRM) - pracownik może zaplanować wykonanie konkretnego zadania np. wysyłka maili o określonej godzinie.
Przypomnienia w formie sms/email o wykonaniu zadania (licencje: enova SMS, CRM) - w przypadku zbliżającego się zadania/spotkania do wykonania, np. czas rozpoczęcia za 30minut, wysyłane jest przypomnienie w formie sms na zdefiniowany numer/y.
Wysyłka zdefiniowanych życzeń/podziękowań na różne okazje (święta, rocznice itp.) (licencje: CRM) - wraz z nadchodzącymi świętami lub rocznicami wysyłane są maile zawierające wcześniej zdefiniowane treści do kontrahentów.
Automatyczne uruchomienie procesu tworzenia nowego newslettera (licencje: Workflow, CRM) - cykliczne wywołanie procesu składającego się z utworzenia treści wiadomości, wrócenia do korekty / zaakceptowania jej przez osobę decyzyjną oraz wysyłki do adresatów.
Wysyłka informacji do klienta o zbliżającym się przeglądzie sprzętu + lokalna informacja w okienku. (licencje: Serwis, Wypożyczalnia) - na tydzień przed terminem przeglądu konkretnego sprzętu generowane jest przypomnienie wysyłane do klienta za pomocą emaila oraz wyświetlane jest przypomnienie lokalnie w enova.
Eskalowanie wniosku urlopowego (licencje: Kadry) - w przypadku, gdy pracownik złoży wniosek urlopowy, przynajmniej tydzień przed planowanym urlopem, a ten nie zostanie zaakceptowany lub odrzucony w ciągu dwóch dni, zostaje przekazany kolejnej osobie zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy.
Weryfikacja danych z RCP z nieobecnościami i spóźnieniami. (licencje: Kadry) - tworzenie tygodniowego podsumowania uwzględniającego rozbieżności pomiędzy obecnościami i nieobecnościami pracowników w firmie. Dodatkowo uwzględniające spóźnienia oraz tygodniowy czas pracy (suma).
Automatyczny import danych z plików (licencje: Inne moduły w zależności od tego z którego obszaru wykonywany jest import) - po pojawieniu się plików w określonych katalogach może zostać dokonany import danych z plików.
Automatyczna kopia bezpieczeństwa bazy danych - o określonej porze wykonywana jest kopia bazy danych, na której pracuje enova365. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Automatyczne generowanie komunikatów EDI dla dokumentów (licencje: EDI). - w określonym cyklu generowane są komunikaty EDI (pliki XML) dla dokumentów wystawionych dla kontrahentów, do których przypisano odpowiednie definicje EDI.
Automatyczny import komunikatów EDI (licencje: EDI). - po pojawieniu się plików (komunikatów EDI) w określonych katalogach zostaną one zaimportowane i przeniesione do katalogu plików importowanych. Przykładowa definicja zadania globalnego znajduje się w każdej bazie danych.
Wykonywanie zdjęć danych (kostek analitycznych) w celu aktualizacji bazy analitycznej (licencje: AWW) - by uniknąć przeciążeń serwera, wykonywane są kostki analityczne do bazy analitycznej w godzinach nocnych zgodnie z harmonogramem.